VVE Beheer

Opstarten/overname VVE

• Opstarten van werkzaamheden bestuur c.q. commissies (bijvoorbeeld kascommissie,financiële of juridische commissie e.d.)
• Inventarisatie van de know-how van de leden van de VVE
• Opstarten van de financiele administratie, waaronder een eerste begroting en bijdrage onderhouds- en servicekosten
• Overname van bestaande financiele administratie en saldi ledenbijdragen
• Is er een huishoudelijk reglement? Zo nee, moet er een komen? Zo ja, voldoet het oude reglement nog aan de regels van deze tijd?

Bestuurlijk beheer

• Het verzorgen van de correspondentie van de vereniging ten aanzien van alle administratieve, financiële en bouwkundige zaken.
• Advisering omtrent het inschakelen van extra deskundigheid op juridisch, financieel of technisch gebied.
• Het verstrekken aan de leden van de relevante en afgesproken vergaderstukken.
• Het versturen van notulen van de vergadering.
• Het uitvoeren van de besluiten welke zijn genomen in de vergadering.
• Het eenmaal per jaar in overleg met het bestuur initiëren, convoceren, bijwonen en notuleren van een algemene ledenvergadering met inachtneming van relevante bepalingen.

Administratief beheer

• Het administratief bijhouden van het ledenbestand van de vereniging.
• Het incasseren en administreren van de door de eigenaren aan de vereniging verschuldigde, door de ledenvergadering vastgestelde, periodieke bijdragen op een ten namen van de vereniging gestelde bank- of girorekening.
• Het incasseren van eventuele extra bijdragen ten behoeve van werkzaamheden in relatie tot buiten de lopende begroting vallende uitgaven en/of exploitatietekorten, waartoe de vergadering heeft besloten.
• Het signaleren en frequent bewaken van eventueel optredende achterstand in de betaling van deze bijdragen en zo nodig, het in gang zetten van een incassoprocedure.
• Het behandelen van vragen van de leden omtrent hun financiële verplichtingen aan de vereniging.
• Moeilijk inbare bedragen(tenminste 3 maanden servicekosten en meer) worden, na overleg met het bestuur c.q. besluit van de ALV, via gerechtelijke weg geïncasseerd. Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten worden in rekening gebracht bij betrokkene.
• Het archiveren van de verenigingbescheiden. Hiertoe worden de notulen/besluiten en belangrijke documenten continue bewaard, financiële gegevens 7 jaar en overige stukken en documenten 5 jaar.
• Bij het beëindigen van de overeenkomst zullen de archieven aan het bestuur of de daartoe aan te wijzen orgaan worden overgedragen.
• Het zorgen voor het verzekeren van het gebouw conform het gestelde in de akte, aan de hand van beschikbare gegevens. Dit betreft niet een taxatie van de herbouwwaarde van het onroerend goed op basis van artikel 275 van het Wetboek van Kamerhandel.
• Het adviseren en in opdracht van het bestuur afsluiten van andere gewenste dan wel noodzakelijke verzekeringen betreffende het gebouw, de installaties en de vereniging.
• Het behandelen en afwikkelen van assurantiën- en/of schadezaken aangaande de vereniging met inbegrip van de begeleiding van schadeafwikkeling.

Financieel beheer

• Het in overleg met het bestuur beheren (tekeningsbevoegd) en administreren van de ten name van de vereniging staande bankrekeningen. Dit kan betreffen een zogenaamde betaalrekening en één of meer spaarrekeningen.
• In overleg met het bestuur vaststellen van de bijbehorende tekeningsbevoegdheid en procuratieschema.
• Het betalen van alle voor rekening van de vereniging komende kosten en lasten, welke vallen binnen de gemaakte afspraken en de begroting.
• Het signaleren van vorderingen van derden en zorg dragen voor de incasso van deze vorderingen, na overleg met de voorzitter.
• Het eenmaal per jaar opmaken van een jaarrekening aangevende baten/lasten over het afgelopen verenigingsjaar (balans- en exploitatierekening). Dit binnen de termijn dat het Model Reglement of de splitsingsakte heeft vastgesteld.
• Voorbespreking en advisering bestuur met betrekking tot de jaarrekening.
• Het ter controle overleggen van alle relevante financiële gegevens, waaronder de bank- en girobescheiden, de bijbehorende originele nota’s en verdere relevante documenten en informatie. Dit geschiedt aan de door de vergadering benoemde leden van de kascommissie.
• Advisering en voorbespreking aangaande de door het bestuur geformuleerde ontwerpbegroting voor het komende boekjaar.
• Begrotingsbewaking.

Technisch beheer

• Het aanleveren van gewenste offertes met betrekking tot het kleine onderhoud van gemeenschappelijke ruimten en diensten.
• In overleg met en namens het bestuur afsluiten van onderhoudscontracten ten behoeve van technische installaties en gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw.
• Bemiddeling bij alle onderhoudszaken vallende onder nog van kracht zijnde garantiebepalingen betreffende de algemene ruimten, alsmede het toezicht op de naleving van bedoelde garantiebepaling.
• Uitbesteding, toezicht en controle op leveranties en diensten met betrekking tot het kleine onderhoud ten behoeve van de vereniging.
• Controle en inspectie van werkzaamheden met betrekking tot het klachtenonderhoud van gemeenschappelijke ruimten.